Ausgangssituation
Die Wohnungsbaugenossenschaft Schwarzheide eG betreut rund 720 eigene Mieter sowie etwa 1.000 Mieter im Rahmen der Fremdverwaltung . Entsprechend hoch ist das tägliche Anrufaufkommen – insbesondere bei Schadensmeldungen, Beschwerden und allgemeinen Serviceanfragen.
Gerade zu Stoßzeiten oder während Besprechungen können nicht immer alle Anrufe direkt entgegengenommen werden. Die Folge sind verpasste Anrufe, die von den Mitarbeitenden nachträglich bearbeitet und zurückgerufen werden müssen.
Dieser zusätzliche Aufwand bindet wertvolle Ressourcen und erschwert es den Teams, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Zudem bestand der Wunsch, Mietern auch außerhalb der Geschäftszeiten einen verlässlichen Ansprechpartner zu bieten und wichtige Informationen frühzeitig aufzunehmen.
Die Lösung: Voicebot „Moni“
Mit dem Voicebot „Moni“ erweitert die WBG Schwarzheide ihre bestehende Kommunikationslösung um einen intelligenten digitalen Assistenten. Dank der bereits eingesetzten NFON Cloudtelefonie stand hierfür die ideale technische Grundlage zur Verfügung. Die cloudbasierte Infrastruktur ermöglicht eine nahtlose Integration des Voicebots und schafft die Voraussetzungen für eine moderne, zukunftssichere Telefonkommunikation.
Moni nimmt eingehende Anrufe automatisch entgegen, wenn Mitarbeitende gerade im Gespräch, in Terminen oder außerhalb der Geschäftszeiten nicht erreichbar sind. Dabei erfasst der Voicebot die wichtigsten Informationen zum Anliegen des Anrufers und stellt diese strukturiert zur weiteren Bearbeitung bereit.
Technische Integration
Besondere Merkmale
Kein Systemwechsel notwendig – der Voicebot ergänzt die vorhandene Infrastruktur ohne Ausfallzeiten.
Auch bei hohem Anrufaufkommen, in Besprechungen oder außerhalb der Geschäftszeiten bleibt kein Anruf unbeantwortet.
Wichtige Informationen zum Anliegen – Schadensmeldung, Beschwerde oder allgemeine Anfrage – werden sofort und vollständig aufgenommen.
Mieterinnen und Mieter erreichen jederzeit einen verlässlichen Ansprechpartner – auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen.
Weniger Zeitaufwand für Nachbearbeitungen und Rückrufe – mehr Fokus auf wertschöpfende Aufgaben in der Mieterverwaltung.
Höchste Sicherheitsstandards, betrieben in zertifizierten, georedundanten Rechenzentren in Deutschland.
Mehrwert für die WBG Schwarzheide
Permanente Erreichbarkeit
Auch außerhalb der Geschäftszeiten oder bei nicht besetzter Telefonzentrale werden Anrufe professionell entgegengenommen, Anliegen erfasst und ein Rückruf vereinbart.
Entlastung der Mitarbeitenden
Weniger Zeitaufwand für die Annahme und Nachbearbeitung von Anrufen, mehr Fokus auf die Betreuung von Mietern und das operative Tagesgeschäft.
Höchste Sicherheit
Die Lösung erfüllt sämtliche Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen und wird in zertifizierten, georedundanten Rechenzentren betrieben.
„Mit der Einführung des Voicebots erwarten wir eine spürbare Entlastung unserer Mitarbeitenden sowie eine Verbesserung des Services für unsere Mieterinnen und Mieter. Die Entscheidung für den Voicebot von NFON und die Zusammenarbeit mit Zöllner basieren auf Professionalität, Zuverlässigkeit und einer nahtlosen Integration in unsere bestehende Telefonanlage."